Інформатика

Тема уроку: “Шаблони та формуляр-зразки документа. Реквізити документа. Правила оформлення сторінки. Інструктаж з БЖД. Практична робота №13 “Використання шаблону та формуляр-зразка документа”

Пригадаємо…

• Що таке документи та документообіг?
• Як класифікують документи за терміном зберігання?
• Які вимоги до оформлення ділової документації?

Прочитайте!

Шаблон – це відформатований певним чином документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі та використовується як основа для створення нових документів певного типу.

Основна відмінність між документами і шаблонами полягає в їхньому призначенні: шаблон – це заготовка документа з готовими елементами тексту та оформлення, яка призначена для подальшого заповнення даними, а документ – це вже підготовлений текст, можливо на основі якогось шаблону. Шаблони зберігаються у файлах з розширенням імені dotx та dotm.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Реквізити бувають:  постійні, змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку.

Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Робоча площа документа – це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку – 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Вид, дата, адресат документа

Назва виду документу – один з обов’язкових реквізитів. Наприклад; АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ.

Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог.

Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту “дата” входять: число, місяць, рік.

Індекс (номер) документа. Індекс – вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер – порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.

Виконання практичного завдання

Надрукуйте та оформіть довідку згідно зразка. Завантажити зразок

На електронну адресу вчителя (mariiia.pronchuk@gmail.com), або у Viber надішліть виконане завдання.

Вимоги до листа: у темі листа ОБОВ’ЯЗКОВО вказуйте прізвище, ім’я та клас (наприклад: Сидоров Михайло, 9Б).

За кожне виконане завдання учень отримуватиме додаткові бали, які після відновлення навчання буде переведено в оцінки!

Якщо у вас немає можливості працювати за ПК, дайте відповіді на запитання:

• Що таке шаблон та формуляр-зразок?
• Що відносять до реквізитів документу?
• Які основні вимоги до оформлення ділових документів?