Інформатика

Тема уроку: “Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення”

Пригадаємо…

В повсякденному житті всі Ви зустрічалися з поняттям «документ». Вам пропонується до поданих нижче клітинок записати ті асоціативні  поняття,  які у Вас виникають, коли Ви чуєте це слово.

Прочитайте!

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Класифікаційні документів:

Документообіг – це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Офіційно-діловий стиль – це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв’язані з діловою сферою спілкування, тож у мові І стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення. Мові ділових паперів властива стилістична строгість, об’єктивність викладу.

Вимоги до тексту документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою.  При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість, повнота інформації.

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться….Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.
5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…, Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет – перед присудком; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.

Стандарти оформлення документів. Поля згідно стандартів:  ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см. Розмір шрифту – 14, шрифт – Times New Roman.

Виконання практичного завдання

Відкрийте текстовий процесор Word або скористайтесь Документами Googl. Встановіть поля згідно стандартів: ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см. Розмір шрифту – 14, шрифт – Times New Roman. Надрукуйте та оформіть доповідну записку згідно зразка.

Завантажити зразок

На електронну адресу вчителя (mariiia.pronchuk@gmail.com), або у Viber надішліть виконане завдання.

Вимоги до листа: у темі листа ОБОВ’ЯЗКОВО вказуйте прізвище, ім’я та клас (наприклад: Сидоров Михайло, 9Б).

За кожне виконане завдання учень отримуватиме додаткові бали, які після відновлення навчання буде переведено в оцінки!

Якщо у вас немає можливості працювати за ПК, дайте відповіді на запитання:

• Що таке документ та документообіг?
• Яких основних правил слід дотримуватись під час укладання тексту документа?
• Як класифікують документи за призначенням та терміном зберігання?