Інформатика

Тема уроку: “Системи управління електронними документами. Класифікація офісної техніки. Засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів. Інструктаж з БЖД. Практична робота №15 “Створення та пересилання документів”

Пригадайте!

• Що таке документ?
• Які вимоги до оформлення ділової документації?
• Які вимоги до оформлення списку використаних джерел?

Прочитайте!

Потреба в ефективному управлінні електронними документами і привела до створення у 80-их роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД).

Система електронного документообігу (Electronic Document Management Systems – EDMS) – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Часто СЕД називають також системами автоматизації документообігу або EDM-системами. СЕД є невід’ємною частиною світового ринку програмного забезпечення управління електронним документообігом і вмістом інформаційних систем – ринку DCT.

Системи управління інформацією (Information Management Systems – IMS) або портали забезпечують агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор.

Системи управління вмістом (Content Management Systems – CMS) забезпечують створення вмісту на рівні об’єктів для їх подальшого багаторазового використання. В таких системах інформація доступна не у вигляді документів, а у вигляді об’єктів меншого розміру, що полегшує обмін інформацією між додатками. Наприклад, управління Web-вмістом вимагає наявності можливості управління об’єктами різного вмісту, які можуть бути включені в Web-презентацію).

Основні принципи організації електронного документообігу:

• Одноразова реєстрація документа
• Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
• Безперервність руху документа
• Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів
• Ефективно організована система пошуку документа
• Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.

Засоби обробки та зберігання документів

Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами і пов’язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. До даних засобів відносяться:

• несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі;
• носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші);
• мікроносії візуальної інформації;
• звуконосії;
• відеоносії;
• магнітні носії для запису кодованої інформації;
• машинні перфоносії для запису кодованої інформації.

Також до даних засобів відносяться:

• ручні письмові засоби;
• друкарські машинки;
• диктофонна техніка;
• друкарські пристрої персональних комп’ютерів і графопобудовувачі;
• спеціалізовані програмні продукти для персональних комп’ютерів.

Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п. Також до даних засобів обробки документів відносяться:

• фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери);
• листовідбірні та сортувальні пристрої;
• скріплююче і склеююче обладнання, брошюровальні машини;
• конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої;
• машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і лакофарбувальні станки);
• адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні машини;
• машини для знищення документів (шредери).

Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так:

• засоби складання і виготовлення документів;
• засоби копіювання і розмножування документів;
• засоби зберігання та транспортування документів;
• засоби адміністративно-управлінського зв’язку;
• автомати, друкуючі пристрої, диктофони;
• засоби репрографії, засоби оперативної поліграфії;
• адресувальні, маркувальні, палітурні машини, ламінатори.

Системи передавання недокументованих даних:

• телефонний зв’язок;
• радіопошуковий зв’язок;
• радіотелеграфний зв’язок;
• відеотелефонний зв’язок.

Системи передавання документованих даних:

• телеграфний зв’язок;
• телефонний зв’язок;
• факсимільний зв’язок.

Виконання практичного завдання

Пройти тестування

Перейти за посиланням: https://office.live.com/start, пройти авторизацію та відкрити Microsoft Word Online. У даному документі набрати свою автобіографію (автобіографія повинна відповідати усім вимогам).

На електронну адресу вчителя (mariiia.pronchuk@gmail.com), або у Viber надішліть виконане завдання.

Вимоги до листа: у темі листа ОБОВ’ЯЗКОВО вказуйте прізвище, ім’я та клас (наприклад: Сидоров Михайло, 9Б).

За кожне виконане завдання учень отримуватиме додаткові бали, які після відновлення навчання буде переведено в оцінки!

Якщо у вас немає можливості працювати за ПК дайте письмову відповідь на запитання:

1. Що таке система електронного документообігу?
2. Які засоби обробки та зберігання документів ви знаєте?
3. Як класифікують технічні засоби інформаційної діяльності?
4. Автобіографія, основні вимоги до її написання.